eRechnung

Was sind die wichtigsten Fakten zur eRechnungspflicht?

Umfang der eRechnungspflicht

• Gilt für alle Umsätzen mit einem anderen Unternehmer (B2B) im Inland.
• Umsätze, die dem inländischen Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG unterliegen.

 

Ausnahmen von der eRechnungspflicht

• Rechnungen über Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG umsatzsteuerfrei sind.
• Es gibt weiterhin keine eRechnungsausstellungspflicht bei Umsätzen mit Verbrauchern (B2C).
• Kleinbetragsrechnungen nach §§ 33, 34 UStDV.
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG.

 

Anwendungszeitpunkt & Übergangsregelung für Rechnungsausstellung

• Umsätze zwischen dem 01.01.2025 und 31.12.2026:
  Rechnungsstellung in Papierform oder in elektronischer Form möglich.
  Annahme von eRechnungen bereits verpflichtend.
• Umsätze zwischen dem 01.01.2027 und 31.12.2027:
  eRechnungspflicht für alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 €.
  Rechnungsausstellung in Papierform oder in elektronischer Form möglich für alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 €.
• Umsätze ab dem 01.01.2028:
  eRechnungspflicht für alle Umsätze zwischen Unternehmen, sodass nicht hinsichtlich der Ausnahmen von der eRechnungspflicht befreit.

 

Gültige eRechnungs-Formate

Alle Rechnungen, die der europäischen Richtlinie für die elektronische Rechnungsausstellung (16931) entsprechen oder mit dieser interoperabel sind. Derzeit:

• ZUGFeRD Rechnungen ab der Version 2.0.1.
• XRechnungen.

 

Beispiele für eRechnungspflichtige Rechnungen im non-Profit-Bereich

• Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an gewerbliche Anbieter (Verkauf in Hofläden, Waren aus Werkstätten, etc.).
• Kostenpflichtige Kurse, Schulungen und Veranstaltungen für welche die Rechnung an einen gewerblichen Anbieter gestellt wird (Bildungsschulungen, Veranstaltung oder Sportkurs für ein anderes Unternehmen, etc.).
• Einnahmen aus Sponsoring oder Werbung (Einnahmen durch Werbung auf der Website des Unternehmens oder dessen Veranstaltungskatalog).
• Mietverträge und Vermietung von Immobilien, wenn die Option zur Umsatzsteuerpflicht gewählt worden ist (Vermietung von Büroräumen oder Veranstaltungsräumen, etc.).
• Verkauf in einer Kantine oder Gastronomie, wenn dieser nicht nur den eigenen Mitgliedern oder einer gemeinnützigen Zielgruppe zugutekommt, sondern auch Dritten offensteht (Verkauf in einem Café, einer Bar oder ähnlichem).
• Verkauf von Lizenzgebühren oder Rechteverwertungen.

 

Annahme und Verarbeitung von eRechnungen

• Für die Annahme genügt ein entsprechendes E-Mail-Postfach für Rechnungen.
• Für die Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen kann jedes PDF-Programm verwendet werden. Für die Verarbeitung von XRechnungen wird ein entsprechendes Visualisierungstool benötigt.
• Im Zuge des neuen BMF-Schreibens rät die Finanzverwaltung außerdem zur Validierung von eRechnungen, um zu prüfen, ob diese korrekten ausgestellt worden sind. Derzeit ist diese Überprüfung freiwillig.

 

Erstellung von eRechnungen

• ZUGFeRD Rechnungen und XRechnungen können mithilfe von Simba Faktura GoBD-konform erstellt und versendet werden. Siehe dazu: www.gem-gruppe.de/simba-anbindung#faktura

 

Archivierung von eRechnungen

• Aufbewahrung muss im empfangenen Format erfolgen. Dabei müssen die Lesbarkeit, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Echtheit der Herkunft eingehalten werden.
• Die Finanzverwaltung sieht für die korrekte Archivierung ein digitales DokumentenManagementSystem (DMS) vor.
• Derweil gilt aber, „dass alleine wegen einer Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts vorliegt“ (BMF-Schreiben, aaO, S. 26).