DIVA & Digitale Steuerbescheide

Welche Störungen & Mitwirkungspflichten gibt es bei der Bekanntgabe von DIVA?

Was ist DIVA?

Der DIVA (Digitaler Verwaltungsakt) ist durch folgende Eigenschaften charakterisiert:

• DIVA umfasst Steuerbescheide und sonstigen Schreiben der Finanzverwaltung.
• Die Bereitstellung von DIVA erfolgt im ELSTER-Online-Portal der Finanzverwaltung.
• DIVA wird in elektronischer Form im PDF-Format bereitgestellt.
  Sein Layout entspricht dem eines Papierbescheides.
• DIVA ersetzt den Papierbescheid (kein zusätzlicher Versand eines Papierschreibens).
• DIVA ist rechtlich bindend.

 

Wie erfolgt die elektronische Bekanntgabe von DIVA?

Zentrale Norm der Bekanntgabe ist § 122a Abgabenordnung (AO). Ziel des Gesetzgebers ist es, Verwaltungsakte Steuerpflichtigen oder seinen Bekanntgabe-Bevollmächtigten elektronisch bekannt zu geben. Demnach erfolgt die elektronische Bekanntgabe in folgenden, idealtypischen Schritten:

1. DIVA wird von der Finanzverwaltung zum Abruf im Postfach der „abrufberechtigte Person“ im ELSTER-Online-Portal bereitgestellt.

2. Das ELSTER-Online-Portal versendet eine Benachrichtigungs-E-Mail über die Abrufmöglichkeit an die „abrufberechtigte Person“ (reine Hinweisfunktion ohne rechtliche Bindung). Der DIVA selbst wird nicht per E-Mail versendet.

3. Der DIVA gilt am vierten Tag nach der Bereitstellung zum Abruf als bekannt gegeben (§ 122a Abs. 4 AO) und zwar grundsätzlich unabhängig davon, ob ein Abruf tatsächlich durchgeführt wird.

4. Einen Monat nach der fiktiven Bekanntgabe endet die Einspruchsfrist gegen den DIVA (§ 355 AO). Der Einspruch ist die zentrale Maßnahme zur Anfechtung falscher DIVA. Nach Verstreichen der Einspruchsfrist, ist ein Vorgehen gegen einen falschen DIVA nur noch in besonderen Fällen möglich.

 

Wem gegenüber erfolgt die elektronische Bekanntgabe von DIVA?

Entscheidend für elektronische Bekanntgabe gegenüber der abrufberechtigten Person und dem damit verbundenen Postfach im ELSTER-Online-Portal sind

• Eine elektronisch übermittelte Steuererklärung nach § 122a Abs. 1 AO.
  Dabei sind je nach Software in den Grundeinstellungen sowie bei jeder einzelnen Steuererklärung entsprechende Optionen auszuwählen.
• Eine gültige Empfangsvollmacht für Verwaltungsakte
  Diese ist z.B. Steuerberatern im Rahmen der „Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen“ zu erteilen.
• Eine/keine mögliche Beantragung eines schriftlichen Verwaltungsaktes nach § 122a Abs. 2 AO.
• Das Vorhandensein mehrerer ELSTER-Online-Portal-Postfächer des Steuerpflichtigen und des Steuerberaters.
  Viele Steuerpflichtige verfügen über eigene Zugänge und damit Postfächer im ELSTER-Online-Portal für steuerliche oder andere Zwecke. Beispielsweise können einige kommunale Dienstleistungen oder das SV-Meldeportal Arbeitgeber Sozialversicherung - sv.net nur über ein ELSTER-Zugang genutzt werden.

 

Welche Probleme und Störungen können bei der Bekanntgabe von DIVA auftreten?

• Trotz elektronischer Übermittlung der Steuererklärung durch den Steuerberater erfolgt die Bekanntgabe im Postfach des Steuerpflichtigen.
  Der Steuerberater erhält darüber keine Benachrichtigung und hat auch keine Abrufmöglichkeit des DIVA aus dem Postfach des Steuerpflichtigen.
• Die Benachrichtigungs-E-Mail erfolgt nicht, erfolgt verspätet, ist fehlerhaft, wird übersehen oder wegen SPAM-Verdacht ignoriert.
• Im Postfach des ELSTER-Online-Portal erfolgt keine oder eine gegenüber der Benachrichtigungs-E-Mail verspätete Bereitstellung des DIVA.

Weder aus Gesetz, den Materialien des Gesetzgebungsverfahrens noch aus der Verwaltungsvorschrift zum dem im Jahr 2025 neu gestalteten § 122a AO lässt sich derzeit rechtssicher beantworten, welche Rechtsfolgen sich aus welchen Störungen ergeben. Zur Vermeidung etwaiger Nachteile treffen den Steuerpflichtigen daher einige Mitwirkungspflichten.

 

Welche Mitwirkungspflichten habe ich als Steuerpflichtiger?

1. Regelmäßige Prüfung des E-Mail-Postfachs auf Benachrichtigungs-E-Mails.

2. Sofern ein eigener Zugang im ELSTER-Online-Portal eingerichtet wurde, muss eine regelmäßige Prüfung des Postfaches im ELSTER-Online-Portal erfolgen. Details siehe unten.

3. Bei Problemen und Störungen sowie im Zweifelsfall: Bleiben Sie nicht untätig. Sie müssen Dokumentieren und Kommunizieren.

• Protokollieren Sie die Ereignisse im Zeitablauf.
• Bewahren Sie Benachrichtigungen auf.
• Machen Sie Screenshots des Postfaches im ELSTER-Online-Portal.
• Fragen Sie zeitnah bei der Finanzverwaltung oder Gem.StuFi nach.
• Zur Wahrung aller Rechte legt Gem.StuFi ggf. einen Einspruch ein.

 

Wie erkenne ich echte E-Mail-Benachrichtigungen?

Eine echte Benachrichtigung

• ist eine reine Textnachricht ohne Weblinks und ohne Anlagen,
• enthält niemals individuelle Steuerdaten oder Informationen des Steuerpflichtiges wie Nachzahlungs- oder Erstattungsbeträge, Namen oder Steuernummern.

Weitere Sicherheitshinweise von ELSTER erhalten Sie hier: https://www.elster.de/eportal/infoseite/sicherheit_(allgemein)

 

Was muss ich tun, wenn ich eine Benachrichtigung erhalten habe?

Melden Sie sich umgehend im ELSTER-Online-Portal an, öffnen Sie den Posteingang und laden Sie den DIVA herunter. Mailen Sie den DIVA umgehen an kanzlei@gem-gruppe.de.

 

Was muss ich tun, wenn ich einen eigenen Zugang im ELSTER-Online-Portal habe?

• Loggen Sie sich regelmäßig (mindestens einmal monatlich) bei „Mein ELSTER“ ein um zu prüfen, ob Mitteilungen oder Dokumente vorliegen.
• Wurde Sie von Gem.StuFi über die Abgabe einer Steuererklärung informiert, sollte die Prüfung spätestens alle zwei Wochen erfolgen.
• Laden Sie den DIVA herunter. Mailen Sie den DIVA umgehen an kanzlei@gem-gruppe.de.