Betriebsveranstaltung & Übliche Zuwendungen

Wann werden Betriebsveranstaltungen zur „Steuerfalle Arbeitslohn“?

I. Einstieg

Weihnachtsfeiern werden steuerlich unter dem Begriff der Betriebsveranstaltungen erfasst. Darunter versteht der Gesetzgeber betrieblich veranlasste, gesellschaftliche Veranstaltungen, deren Teilnahme allen Betriebs- bzw. Abteilungsangehörigen offensteht.

Die steuerliche Betrachtung zielt auf die „Zuwendung“ für den einzelnen Arbeitnehmer bei einer solchen Betriebsveranstaltung ab. Diese stellen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar, wenn

• die Betriebsveranstaltungen unüblich sind oder
• die Zuwendungen unüblich sind.

 

II. Übliche Betriebsveranstaltungen

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die gesellschaftlichen Charakter haben. Sie sollen den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander und damit das Betriebsklima fördern. Es ist jedoch möglich, dass auch diejenigen Veranstaltungen Betriebsveranstaltungen sind, die nur für einen beschränkten Kreis der Arbeitnehmer von Interesse sind, sofern die sich hieraus ergebende Begrenzung des Teilnehmerkreises sich nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellt. Unter Beachtung dieses Grundsatzes sind deshalb als Betriebsveranstaltungen auch solche Veranstaltungen anzuerkennen, die nur für eine Organisationseinheit von einiger Bedeutung und Größe des Betriebs durchgeführt werden (Pensionärstreffen, Jubilarfeier).

Hierunter fallen z. B. gleichartige Betriebsveranstaltungen wie

• Betriebsausflug,
• Weihnachtsfeier,
• Feier des Geschäftsjubiläums (Jubiläumsfeier) und
• Abteilungsfeier,

als auch besonders zu beurteilende Betriebsveranstaltungen wie

• Feier für die Arbeitnehmer des Betriebs mit einem runden Jubiläum (Jubilarfeier) und
• Pensionärstreffen.

Hingegen sind folgende Veranstaltungen keine Betriebsveranstaltungen:

• Arbeitsbesprechung,
• ·Arbeitsessen,
• Belobigungsveranstaltung,
• Jubilarfeier für einzelne Arbeitnehmer.

Mehrere Betriebsveranstaltungen sind damit steuerlich „üblich“ und somit steuerfrei, wenn für denselben Personenkreis nicht mehr als zweimal im Kalenderjahr eine gleichartige Veranstaltung durchgeführt wird [§ 19 Abs.1 Satz 1 Nr. 1a Satz 4 EStG]. Bei mehr als zwei gleichartig durchgeführten Veranstaltungen kann der Arbeitgeber die beiden Veranstaltungen auswählen, die als übliche Betriebsveranstaltungen durchgeführt werden. Es ist jedoch unschädlich, wenn ein Arbeitnehmer an mehr als zwei unterschiedlichen Betriebsveranstaltungen teilnimmt (z. B. eine Jubilarfeier und ein Pensionärstreffen sowie einen Betriebsausflug).

Keine Betriebsveranstaltungen sind [BMF-Schreiben 14.10.2015; TZ 1]

• Die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eines einzelnen Arbeitnehmers z. B. bei dessen Ausscheiden aus dem Betrieb, auch unter Beteiligung weiterer Arbeitnehmer.
• Arbeitsessen.

 

III. Übliche Zuwendungen

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet [BMF-Schreiben 14.10.2015; TZ 2].

• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
• Übernachtungs- und Fahrtkosten, auch wenn die Fahrt an sich einen Erlebniswert hat,
• Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Betriebsveranstaltung nicht im Besuch einer kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
• Geschenke bis zu einem Wert von 60 EUR.
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Musik, Kegelbahn, künstlerische und artistische Darbietungen, wenn die Darbietungen nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung sind.

Für eine übliche Zuwendung der Höhe nach gilt bei einer Betriebsveranstaltung:

• Der Wert der dem Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber zugewandten Leistungen ist nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG zu bestimmen. Er kann anhand der Kosten geschätzt werden, die dem Arbeitgeber dafür erwachsen sind.
• Die Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer (USt) für die üblichen Zuwendungen an den einzelnen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen dürfen insgesamt nicht mehr als 110 EUR (einschließlich USt) je Veranstaltung betragen (Freibetrag).
• Bei der Bewertung von Arbeitslohn anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle mit dieser in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Aufwendungen des Arbeitgebers anzusetzen, ungeachtet dessen, ob sie beim Arbeitnehmer einen Vorteil begründen können [BFH Urteil 29.04.2021].
  In die Berechnung der dem einzelnen Arbeitnehmer zugeflossen Zuwendung wird ein rechnerischer Anteil an den Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet einbezogen (insbesondere Raumkosten und Kosten für die organisatorischen Tätigkeiten eines Eventveranstalters). Rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung bleiben unberücksichtigt.
• Die zu berücksichtigenden Kosten können zu gleichen Teilen auf die Gäste aufgeteilt werden, sofern die entsprechenden Leistungen nicht individualisierbar sind (z.B. Geschenke). Aufzuteilen ist der Gesamtbetrag dabei auch auf Begleitpersonen, sofern diese an der Veranstaltung teilgenommen haben. Der auf die Begleitpersonen entfallende Aufwand wird dem Arbeitnehmer bei der Ermittlung der Zuwendungshöhe zugerechnet [§ 19 Abs.1 Satz 1 Nr. 1a Satz 5 EStG].
• Zuzahlungen der Arbeitnehmer zu der Betriebsveranstaltung sind gegenzurechnen.
• Vom Arbeitgeber vorgenommene Erstattung der Fahrtkosten zu der Betriebsveranstaltung sind nicht in die Zuwendung bei einer Betriebsveranstaltung einzubeziehen. Damit kann eine steuerfreie Erstattung von Reisekosten zusätzlich erfolgen.
• Die Kosten der Weihnachtsfeier sind durch die Anzahl der tatsächlich erschienenen Arbeitnehmer zu teilen und nicht durch die Anzahl der angemeldeten Arbeitnehmer [BFH Urteil 29.04.2021]. Da immer damit gerechnet werden muss das einige angemeldete Arbeitnehmer nicht erscheinen, sollte hinsichtlich des Freibetrags von 110 EUR nicht zu knapp kalkuliert werden.

 

IV. Folgen der Unüblichkeit

1.   Wird der Freibetrag von 110 EUR (einschließlich USt) je Arbeitnehmer überschritten, ist nur der den Freibetrag überschreitende Aufwand steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Alle zu berücksichtigenden Aufwendungen sind zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Sodann ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Für die Begleitperson ist kein zusätzlicher Freibetrag von 110 Euro anzusetzen [BMF-Schreiben 14.10.2015; TZ 4a].

2.   Zur Besteuerung der Betriebsveranstaltung kann der Arbeitgeber wählen zwischen

   a. Der Regellohnbesteuerung

   b. Einer Pauschalversteuerung in Höhe von 25 % für den nicht steuerfreien Teil der Zuwendung, wenn es sich um eine Betriebsveranstaltung im oben genannten Sinn handelt [§ 40 Abs. 2 EStG].

 

V. Was bedeutet die Feier für Ihren Verein?

In den meisten Fällen sind Vereinsfeiern – soweit dabei Einnahmen erzielt werden – ein steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Das gilt für Eintrittsgelder (zum Beispiel zu Tanzveranstaltungen) ebenso wie für dort verkaufte Speisen und Getränke.

Eine Ausnahme für rein gesellige Veranstaltungen gilt hier nur, wenn sie in erster Linie zur Betreuung behinderter Personen durchgeführt werden. Diese Veranstaltungen können ein Zweckbetrieb sein (Anwendungserlass zur Abgabenordnung Nr. 7 zu § 66).

 

Einordnung als Zweckbetrieb ist die Ausnahme

Auch bei bestimmten Vereinszwecken kann die Veranstaltung – teilweise – ein Zweckbetrieb sein. Das gilt z. B. für das Adventssingen eines Gesangsvereins ebenso wie für die Karnevalssitzung eines Karnevalvereins. Im Umfeld von Weihnachten, Silvester und Fasching unterstellen die Finanzbehörden aber schnell einen geselligen Charakter der Veranstaltung. Das gemütliche Beisammensein, das Essen und andere Betätigungen treten also gegenüber dem satzungszweckbezogenen Teil der Veranstaltung in den Vordergrund.

Solche geselligen Veranstaltungen sind zwar nicht gemeinnützigkeitsschädlich (solange sie nicht die überwiegende „Tätigkeit“ des Vereins ausmachen), sie sind aber steuerlich nicht begünstigt. Das Finanzamt ordnet deswegen oft alle Einnahmen aus der Veranstaltung dem steuerpflichtigen Bereich zu.

 

Zweck- und Festveranstaltung trennen

Hier kann es helfen, Zweck- und Festveranstaltung klar zu trennen (z. B. durch unterschiedliche Termine) oder zumindest innerhalb der Veranstaltung eine klare Abgrenzung zu treffen. So sollten z.B. Bewirtungsbons, die im Eintrittsgeld enthalten sind, vermieden werden. Grundsätzlich ist es zwar möglich, ein Eintrittsgeld für eine Zweckbetriebsveranstaltung, in dem Speisen und Getränke enthalten sind, eventuell per Schätzung in einen Zweckbetriebsanteil (Besuch der Veranstaltung) und einen Anteil des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs (Bewirtungsleistungen) aufzuteilen. Das Finanzamt kann aber den Bewirtungsanteil als Indiz für eine überwiegend gesellige Veranstaltung werten.

Bei gemischten Veranstaltungen (z. B. Kulturveranstaltung mit Tanz und Bewirtung) sollte darauf geachtet werden, dass das gastronomische Programm und das „gesellige“ Tanzen nicht in den Vordergrund tritt.

Wichtig   Auftritte im Rahmen fremder Veranstaltungen können ein Zweckbetrieb sein, auch wenn die Veranstaltung selbst nicht begünstigt ist. Das gilt zum Beispiel für den Auftritt eines
Musikvereins im Rahmen einer von einem anderen Verein durchgeführten Festveranstaltung oder der Tanzvorführung eines Karnevalvereins beim Ball eines Sportvereins.

 

Der Weihnachtsbasar: Steuerlich nicht begünstigt

Klassische Einnahmenquellen zur Weihnachtszeit sind Basare mit entsprechenden – oft selbst gebastelten – Artikeln. Wie fast bei jedem Warenverkauf handelt es sich auch dabei um einen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, unabhängig von der Art der verkauften Produkte.

 

Die Tombola: Steuerlich begünstigt

Liegt der Verein mit seinen Einnahmen bereits über der Umsatzfreigrenze, sollte als Alternative eine Tombola in Erwägung gezogen werden. Anders als beim Warenverkauf handelt es sich bei der Tombola (Sachausspielung) um einen Zweckbetrieb, wenn

• sie von der zuständigen Behörde genehmigt ist oder wegen der geringen Losverkaufsumme genehmigungsfrei ist;
• die Erlöse ausschließlich gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken zufließen.

Hier gelten je nach Bundesland unterschiedliche Regelungen, die Sie bei der zuständigen Behörde (meist des Regierungsbezirks) erfragen können.

 

Vorsicht bei Geschenken und kostenloser Bewirtung

Vielfach werden bei Vereinsfeiern keine Einnahmen erzielt, sondern Ausgaben für die Mitglieder getätigt, die nicht den Satzungszwecken entsprechen. Hier ist Vorsicht geboten. Die Mittel des Vereins dürfen nämlich nur für satzungsgemäße Zwecke verwendet werden. Deshalb dürfen Vereinsmitglieder keine Zuwendungen aus den Mitteln des Vereins erhalten.

 

Annehmlichkeiten sind erlaubt

Doch keine Regel ohne Ausnahme: Annehmlichkeiten, wie sie das Lohnsteuerrecht erlaubt, können in Form von Geschenken oder Gutscheinen an die Vereinsmitglieder gegeben werden, wenn diese Annehmlichkeiten nach der allgemeinen Verkehrsanschauung üblich und angemessen sind. Dazu bestimmen die Lohnsteuerrichtlinien, dass Annehmlichkeiten bis zu einem Wert von 60 Euro je Anlass gewährt werden können.

Dieser Betrag darf jedoch niemals als Geldbetrag gegeben werden, sondern nur in Form von Sachgeschenken (Präsentkorb, CD, Buch, etc.). Bei begründetem Anlass (ein besonderes persönliches Ereignis) darf dieser Betrag auch überschritten werden. Bei mehreren persönlichen Ereignissen sind mehrere solcher Geschenke im Jahr möglich [R 19.6 LStR und H 19.6 LStH].

 

Bewirtung bei der Weihnachtsfeier als Aufmerksamkeit

Ebenfalls unschädlich für die Gemeinnützigkeit sind Aufmerksamkeiten aufgrund eines besonderen Vereinsanlasses. Dazu zählt zum Beispiel die unentgeltliche oder verbilligte Bewirtung bei der Weihnachtsfeier. Hier gilt ebenfalls die Obergrenze von 60 Euro – allerdings für alle Anlässe zusammen je Mitglied und Jahr.

Wichtig   Die für Betriebsveranstaltungen geläufige Grenze für Zuwendungen an Mitarbeiter (110 Euro) greift hier nicht. Es handelt sich ja in der Regel nicht (nur) um Angestellte des Vereins, die hier bewirtet werden. Außerdem setzt hier das Gemeinnützigkeitsrecht besondere Grenzen.

 

Ehrenamtspauschale für Gratifikationen nutzen

Geldgeschenke an verdiente Mitglieder und ehrenamtliche Helfer sind dem Verein verboten, nicht aber Vergütungen für ihre Tätigkeit. Hier bietet die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG eine Möglichkeit, „Gratifikationen“ zu geben: Als Vergütungen für die ehrenamtliche Arbeit sind Zahlungen im Rahmen der Ehrenamtspauschale im Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei.

 

Ehrenamtspauschale

In den meisten Fällen können solche „Zuwendungen“ in Form der Ehrenamtspauschale ausgezahlt werden – solange die Satzung dem nicht entgegensteht. Die entsprechenden Mitglieder müssen lediglich in einem Umfang für den Verein tätig geworden sein, der eine Unentgeltlichkeit (= Geldgeschenk) oder eine überhöhte Vergütung ausschließt. Außerdem müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Satzung darf Vergütungen nicht ausschließen. Trifft die Satzung keine Regelung, sollte ein Beschluss der Mitgliederversammlung eingeholt werden.
• Die entsprechenden Tätigkeiten müssen nebenberuflich sein und dürfen nicht im steuerpflichtigen Bereich erfolgen.

Wichtig   Um einen finanzamtssicheren Nachweis zu haben, sollten Sie eine schriftliche Vereinbarung über die ehrenamtliche Tätigkeit treffen.

 

Benefizveranstaltungen

Unserer Erfahrung nach kommt es gar nicht so selten vor, das Vereine Feiern und Geselligkeit mit einem guten Zweck – in Form von Benefizveranstaltungen verbinden. Auch diese Benefizveranstaltungen sind in der Regel – zumindest zum Teil – ein steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Denn sie kombinieren ja gastronomische und Kulturangebote mit einem geselligen Teil. Außerdem werben sie Spenden ein. Dabei kann aber ein Teil der Einnahmen – abhängig vom Satzungszweck – auf den Zweckbetrieb entfallen; meist in Form eines Kultur- oder Sportprogramms.

 

Spenden als Teil des Eintrittsgelds?

Während eine Aufteilung der Eintrittsgelder in Zweckbetrieb und steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zulässig ist, dürfen Sie einen „Spendenaufschlag“ auf den Eintritt nicht als Spende behandeln. Spenden müssen nämlich freiwillig und unentgeltlich erbracht werden. Der Eintritt muss also auch ohne Spende möglich sein.

PRAXISTIPP Einfacher (und erfolgreicher) ist es, unabhängig vom Eintritt im Rahmen der Veranstaltung um Spenden zu bitten. Wenn Sie dann noch die erreichte Spendensumme wiederholt bekanntgeben, kann das die Spendenbegeisterung noch beträchtlich steigern.

 

Umsatzfreigrenze: Den Jahreswechsel nutzen

Für die Einnahmen des steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs gilt die Umsatzfreigrenze von 50.000 Euro pro Jahr. Ist Ihr Verein nicht bilanzierungspflichtig, gilt für die Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben das Zufluss- bzw. Abflussprinzip.

 

Nicht bilanzierende Vereine können gestalten

Einnahmen werden in das Jahr gebucht, in dem das Geld eingeht, Ausgaben in das, in dem sie bezahlt werden. Gerade Veranstaltungen um den Jahreswechsel bieten also Gestaltungsspielraum.

• Unterschreitet Ihr Verein die Steuerfreigrenze im laufenden Jahr und fürchtet eine Überschreitung im kommenden, können Sie Einnahmen ins aktuelle Jahr vorziehen. Beispiel: Die Eintrittskarten des Faschingsballs werden bereits im Dezember verkauft.
• Überschreiten Sie die Freigrenze, sollten Sie Ausgaben dem Jahr zuordnen, in dem der Gewinn am höchsten ausfällt. Beispiel: Getränke und Dekoration für den Faschingsball werden noch im Dezember gekauft.

 

Steuerlich oft von Vorteil: Die Festgemeinschaft

Wenn Sie regelmäßig und in größerem Umfang Feste durchführen, sollten Sie darüber nachdenken, mit anderen Vereinen eine Festgemeinschaft zu gründen. Das hat nicht nur organisatorische und Kostenvorteile. Jeder Verein kann sich auch steuerlich besserstellen:

1. Die Einnahmen aus der Veranstaltung werden den Vereinen bei der Berücksichtigung der Umsatzfreigrenze anteilig zugerechnet. Im optimalen Fall bleiben damit die beteiligten Vereine unter der Besteuerungsgrenze.

2. Je nach Satzungszweck kann die Vereinsgemeinschaft bei einem Verein in den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb fallen, während sie beim anderen einen Zweckbetrieb darstellt. Das gilt z. B. für den Karnevalsumzug, den ein Sportverein zusammen mit einem Karnevalsverein durchführt.

3. Umsatzsteuerlich wird die Festgemeinschaft (in der Regel eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts) als eigenes Unternehmen behandelt. Die Umsätze der Festgemeinschaft haben deswegen keine Folgen für die Behandlung der beteiligten Vereine als Kleinunternehmer. Die Festgemeinschaft kann den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, ohne dass für die Vereine eine Umsatzsteuerpflicht entsteht.

PRAXISTIPP   Für die Festgemeinschaft gelten separate steuerliche Nachweispflichten. Sie muss also selbst Aufzeichnungen führen. Ob sich dieser zusätzliche Aufwand lohnt, muss im Einzelfall geprüft werden.