Abschluss & Rechenschaftspflicht

Wie ist es um die vereinsinternen Rechnungslegungspflichten des Vorstands bestellt?

Die rechtliche Grundlage für die Rechenschaftspflicht des Vorstands (und anderer Vereinsorgane) findet sich in § 27 Abs. 3 BGB. Diese Regelung verweist bzgl. der Geschäftsführung des Vorstands auf das Auftragsrecht §§ 664 bis 670 BGB (unentgeltliche Geschäftsführung). Diese Regelungen gelten aber allgemein für Geschäftsbesorgungsverträge und bilden deswegen die Besonderheiten in Vereinen nicht ab.

• Regelungen zur Auskunfts- und Rechenschaftspflicht des Vorstands finden sich dort in § 666 BGB. Danach muss der Beauftragte (also der Vorstand)
• dem Auftraggeber (dem Verein) die erforderlichen Nachrichten geben,
• auf Verlangen über den Stand des Geschäfts, Auskunft erteilen und
• nach der Ausführung des Auftrags, Rechenschaft ablegen.

§ 666 BGB lässt offen, wie die Rechnungslegung aussehen muss. In der Literatur werden deswegen die allgemeinen schuldrechtlichen Nachweispflichten nach §§ 259 und 260 BGB herangezogen. Wer verpflichtet ist, über eine mit Einnahmen oder Ausgaben verbundene Verwaltung Rechenschaft abzulegen, muss danach „eine die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder der Ausgaben enthaltende Rechnung mitteilen“ und Belege vorlegen.

§ 260 BGB verlangt zusätzlich ein Bestandsverzeichnis. Dieses Bestandsverzeichnis entspricht in etwa der üblichen Aufstellung der Bankkonten- und Kassenbestände, wie es bei gängigen Buchhaltungssystemen vorgesehen ist. Dazu kämen ein Bestandsverzeichnis des Sachvermögens, das auch die Bestände an Waren und Verbrauchsmaterialien enthalten muss.

 

Wie oft muss der Vorstand Rechenschaft ablegen?

In den gesetzlichen Regelungen finden sich keine Vorgaben, in welchen zeitlichen Abständen der Vorstand Rechenschaft ablegen muss. Dem BGB-Auftragsrecht zufolge wäre der Vorstand zu einer Rechnungslegung erst „nach der Ausführung des Auftrags“ (§ 666 BGB), also nach Ende der Amtsperiode, verpflichtet.

Die Pflicht zu einer periodischen Rechenschaftslegung kann sich aber bei bestimmten Dauerverwaltungen wie dem Vorstandsamt nach Auffassung der Rechtsprechung aber auch ohne besondere Satzungsvorgabe aus der Natur der Sache ergeben (BGH, Urteil vom 16.05.1984, Az. IVa ZR 106/82).

 

Satzungsregelungen zur Rechenschaftspflicht

Die Regelung des § 27 Abs. 3 BGB ist nach § 40 BGB nachgiebig, kann also per Satzung abgeändert werden. Die Pflicht zur Buchführung gemäß BGB kann also per Satzung eingeschränkt oder erweitert werden. So könnte die Satzung z. B. einen Jahresabschluss nach handelsrechtlichen Vorgaben (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) verlangen. Häufiger verlangen Satzungen die Aufstellung eines Haushaltsplans, dessen Einhaltung der Vorstand dann zusätzlich nachweisen muss.

Im Prinzip kann in der Satzung sogar festgelegt werden, dass der Vorstand von seinen Rechenschaftspflichten vollständig befreit ist. Dass die Mitgliederversammlung faktisch auf eine Rechnungslegung verzichtet, wird sich aber eher aus der „ständigen Übung“ (Vereinsherkommen) ergeben, wenn die Satzung keine Regelungen trifft und insbesondere zahlenmäßige Nachweise wegen geringer Einnahmen für die Mitglieder kaum von Interesse sind.

Die Rechenschaftspflicht nach dem Vereinsherkommen

Trifft die Satzung keine von den gesetzlichen Vorgaben abweichenden Vorgaben, können sie sich aus dem sog. Vereinsherkommen ergeben. Die Mitglieder können sich also darauf berufen, dass ein bisher eingeübtes Verfahren so beibehalten wird. Wie lange ein bestimmtes Verfahren praktiziert werden musste, damit es als durch „ständige Übung“ verbindlich wird, ist nicht geklärt. Nötig ist, dass ein bestimmtes Verfahren über einen längeren Zeitraum hinweg in gleicher Weise eingehalten worden ist. Bereits eine einmalige Abweichung von der bisherigen Praxis kann das Herkommen aber wieder aufweichen.

Aus dem Vereinsherkommen kann sich also eine Pflicht zur jährlichen Rechenschaftslegung ergeben. Das Gleiche gilt aber auch für Zeitpunkt und Form der entsprechenden Aufstellungen. Aus dem Vereinsherkommen kann sich auch ergeben, dass Berichte und Aufstellungen an die Mitglieder verschickt werden.

 

Mitgliederversammlung als Prüfberechtigte

Aus den Regelungen des BGB ergibt sich, dass der Vorstand außerhalb der Mitgliederversammlung gegenüber einzelnen Vereinsmitgliedern hinsichtlich seiner Geschäftsführungstätigkeit nicht zur Auskunft verpflichtet ist. Dagegen hat die Mitgliederversammlung ein umfassendes Recht auf Auskünfte über alle Angelegenheit des Vereins. Das gilt auch gegenüber Einzelmitgliedern, soweit das für Tagesordnungspunkte und die allgemeine Meinungsbildung erforderlich ist.

PRAXISTIPP Weil die Auskunftsrechte an die Mitgliederversammlung gebunden sind, ergibt sich daraus die Pflicht des Vorstands, rechtzeitig und im üblichen Turnus eine Versammlung einzuberufen. Zwar haben Mitglieder regelmäßig nur das Rechtsinstrument des Minderheitenbegehrens, um eine Versammlung zu erzwingen. Mittelbar kann sich die Pflicht zur Einberufung aber auch über das einklagbare Auskunftsrecht der Mitglieder ergeben.

 

Der Umfang der Auskunftspflicht

Die Auskunftspflicht des Vorstands ist umfassend. Sie findet ihre Grenze nur in einem Geheimhaltungsinteresse zur Abwehr einer möglichen Gefahr für den Verein (BGH, Urteil vom 11.11.2002, Az. II ZR 125/02). Das wird sich aber auf Sonderfälle beschränken. So kann die Mitgliederversammlung z. B. auch Auskünfte über die Höhe von Gehältern einzelner Mitarbeiter verlangen (LG Frankfurt am Main, Urteil vom 01.11.2021, Az. 2-01 S 191/20) oder Einsicht in Unterlagen (Verträge), wenn sie für die Verschlussfassung relevante Angaben enthalten.

Wichtig Verweigert der Vorstand ohne triftigen Grund Auskünfte, verletzt er damit Mitgliedschaftsrechte. Das Mitglied kann sein Informationsrecht auf dem Klageweg (Leistungsklage) durchsetzen.

Welche Form müssen die Nachweise haben?

Die Ansprüche an die buchhalterischen Nachweise, die der Vorstand vorlegen muss, sind mit einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfüllt. Die Einnahmen und Ausgaben müssen aber sinnvoll geordnet und vollständig sein.Die Anforderungen an die Buchhaltung hängen dabei von Größe und Tätigkeitsfeld des Vereins ab. Der ehrenamtliche Vorstand eines kleinen Idealvereins hat dabei nur beschränkte Anforderungen zu erfüllen (OLG Brandenburg, Urteil vom 28.05.2008, Az. 7 U 176/07).

PRAXISTIPP   Im konkreten Fall hat das Gericht die Auffassung vertreten, dass nicht allzu hohe Maßstäbe an die Kassenführung gestellt werden dürfen. So ist nicht unbedingt die Vorlage von Originalbelegen erforderlich. Ersatzquittungen können grundsätzlich zulässig sein; zumal, wenn dies der bisherigen Abrechnungspraxis des Vereins entspricht.

 

Ist der Haushaltsplan Teil der Rechenschaftspflicht?

Eine gesetzliche Vorgabe für die Aufstellung von Haushalts- oder Wirtschaftsplänen gibt es im Verein nicht. Die Pflicht für den Vorstand, einen solchen Plan aufzustellen, kann sich aus der Satzung und/oder einer Vereinsordnung (Geschäftsordnung) ergeben oder durch einen Beschluss der Mitgliederversammlung.

Auch ohne eine solche Vorgabe kann sich die Verpflichtung aus dem Vereinsherkommen ableiten. Wurden also über eine Reihe von Jahren hinweg solche Pläne aufgestellt, ergibt sich die Verpflichtung auch künftig und auch für einen Vorstand, der neu ins Amt gewählt wurde. Nicht bindend ist ein Haushaltsplan aber, wenn er gegen die Satzung, geltende Gesetze oder die guten Sitten verstößt.

 

Wer prüft die Aufstellungen?

Gesetzliche Regelungen zur Prüfung der vom Vorstand vorgelegten Aufstellungen gibt es nicht. Da der Vorstand nach § 259 BGB auch Belege vorlegen muss, sind diese in den Prüfumfang miteingeschlossen. Eine solche Rechnungsprüfung kann die Mitgliederversammlung auch dann vornehmen, wenn die Satzung dazu nichts regelt. Die üblichen Prüfverfahren also die Wahl von Rechnungsprüfern, die dann die Unterlagen prüfen stellen sich dann rechtlich so dar, dass die Mitgliederversammlung ihr Prüfrecht an von ihr gewählte Beauftragte delegiert.

PRAXISTIPP Die Satzung kann das Verfahren regeln, sie muss aber keine Erlaubnis zur Prüfung erteilen, weil es gesetzlich besteht. Satzungsregelungen sind also nur insoweit sinnvoll, als sie das Prüfverfahren regeln oder den Prüfumfang einschränken.

 

Der Rechenschaftsbericht des Vorstands

Über die bloß zahlenmäßigen Aufstellungen (Finanzbericht) hinaus muss der Vorstand nach §§ 27 Abs. 3 und 666 BGB auch allgemein über seine Tätigkeit berichten. Formale Vorgaben, wie das aussehen muss, gibt es auf gesetzlicher Basis nicht. Regelt die Satzung nichts, gilt das Vereinsherkommen.

PRAXISTIPP   Bei größeren Vereinen empfiehlt es sich, den Rechenschaftsbericht mit der Einladung zur Mitgliederversammlung zu versenden. Werden komplexe auch zahlenmäßige Nachweise erst bei der Versammlung vorgelegt, kann das die Mitglieder überfordern und dadurch ihre Informationsrechte verletzen. Auch wenn die Berichte bereits mit der Einladung verschickt werden, muss der Vorstand auf eine ausreichende Frist bis zu Versammlung achten. Dann kann die satzungsmäßige Ladungsfrist zu kurz sein.

 

Wann haftet der Vorstand bei mangelnden Nachweisen?

Zwar hat die Mitgliederversammlung einen umfassenden Anspruch, vom Vorstand Einsicht in alle Geschäftsunterlagen und Auskünfte dazu zu verlangen. Eine Haftung des Vorstands ergibt sich aber nur bei tatsächlichen Verstößen gegen die Vermögensverwaltungspflicht des Vorstands.

Der Verein muss dabei nachweisen, in welcher Höhe tatsächlich ein Schaden entstanden und dass er auf das Handeln des Vorstands zurückzuführen ist (OLG Brandenburg, Urteil vom 28.05.2008, Az. 7 U 176/07). Fehlende Belege für Ausgaben führen also noch zu keiner Haftung des Vorstands. Ihm muss nachgewiesen werden, dass tatsächlich eine Mittelfehlverwendung stattfand.

Wichtig   Eine zuvor erteilte Entlastung des Vorstands führt nicht ohne Weiteres zu einer Haftungsfreistellung. Die Entlastung umfasst nur Ansprüche, die der Mitgliederversammlung bekannt sind oder bei sorgfältiger Prüfung bekannt sein konnten. Der Vorstand sollte deswegen umfassend Rechenschaft ablegen und schriftliche Berichte vorlegen. So kann er nachweisen, dass die entsprechenden Gegebenheiten der Mitgliederversammlung tatsächlich bekannt waren.