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Viele kleine gemeinnützige Träger wünschen sich Entlastung bei Protokollen, Fallbesprechungen und Teamsitzungen – sind aber unsicher, ob KI‑gestützte Transkription mit Tools wie MS Teams, Zoom oder Plaud wirklich datenschutzkonform eingesetzt werden kann. In diesem Webinar zeigen wir praxistaugliche, möglichst einfache Lösungen, die sich mit wenig Technik‑Know‑how und kleinem Budget umsetzen lassen.

Ausgehend von der integrierten Transkriptionsfunktion in Microsoft Teams und Zoom werden ergänzende Tools vorgestellt, die direkt über das Smartphone nutzbar sind (u. a. Plaud.ai, SpeechMind sowie lokale/open‑source‑Lösungen). Im Fokus stehen dabei typische Szenarien kleiner Träger: Teamsitzungen, Projektbesprechungen, Dokumentation von Gesprächen ohne „Daueraufzeichnung“ und mit möglichst geringer rechtlicher Komplexität.

Behandelt werden u. a.:

• Was leisten die Transkriptionsfunktionen in MS Teams und Zoom – und wie nutzt man sie datenschutzkonform (Einwilligung, Einstellungen, Löschkonzept)?
• Plaud.ai & Co.: Wie funktionieren einfache KI‑Notizgeräte und Transkriptions‑Apps am Handy – und wo liegen Chancen und Risiken für kleine Träger?
• Weitere einfache Tools: z. B. SpeechMind (Meeting‑Protokolle aus der App), lokale/open‑source‑Lösungen auf Basis von Whisper (noScribe, MacWhisper) für besonders sensible Inhalte.
• Datenschutz in der Praxis: Rechtsgrundlagen (Einwilligung, Interessenabwägung), Umgang mit besonders sensiblen Daten, Hinweise zu DSGVO‑konformer Konfiguration und internen Dienstanweisungen.
• Konkrete Empfehlungen für kleine Träger: Welche Kombination aus vorhandenen Mitteln (Teams/Zoom), Smartphone‑Tools und ggf. lokalen Lösungen ist realistisch, sicher und bezahlbar?

Nutzen
Die Teilnehmenden

• erhalten einen verständlichen Überblick, welche Transkriptions‑Optionen mit vorhandenen Tools (Teams, Zoom, Smartphone) tatsächlich zur Verfügung stehen,
• verstehen, worauf sie bei der Auswahl externer Tools wie Plaud.ai, SpeechMind oder lokaler Lösungen aus Datenschutzsicht achten müssen,
• bekommen konkrete Vorschläge für einfache, in kleinen Trägern realistisch umsetzbare Setups (inkl. Hinweisen zu Einwilligung, Dokumentation und Löschfristen),
• können im Anschluss fundierter entscheiden, ob und wie Transkription in ihrer Organisation eingeführt oder weiterentwickelt werden soll.

Zielgruppe: 

• Geschäftsführungen und Leitungen gemeinnütziger Träger
• Mitarbeitende in Verwaltung, Projektarbeit und Beratung
• Fach- und Führungskräfte, die mit sensiblen Klient:innendaten arbeiten, ggf. mit Geheimnisschutzpflichten nach § 203 StGB (z. B. Beratungsstellen, Dienste mit ärztlicher/psychosozialer Beteiligung)
• Alle, die mit KI arbeiten oder KI-Ergebnisse im Unternehmen nutzen

Organisatorische Angabe
 
Einen Einladungslink für die Videokonferenz erhalten Sie einen Tag vor der Veranstaltung.