Rücklagen & Betriebsmittelrücklage nach Einnahmenhöhe
Datum:
Zu den zweckgebundenen Rücklagen nach § 62 Abs. 1 Nr. 1 AO gehören auch Betriebsmittelrücklagen in ideellem Bereich und Zweckbetrieb. Sie dienen dazu, periodisch wiederkehrende Ausgaben (z. B. Löhne, Gehälter, Mieten) zu finanzieren und so den Mittelbedarf für eine angemessene Zeitperiode sicherzustellen (AEAO Ziffer 4 zu § 62 Abs. 1 Nr. 1 AO).
Quelle Ministerium der Finanzen Sachsen-Anhalt, Schreiben vom 18.02.2025 [Aktenzeichen 42-S 0182-7].
Welche Rücklagen Sie bilden dürfen
„Geld muss fließen“, heißt es nicht nur im Volksmund, sondern auch bei gemeinnützigen Vereinen. Das Gesetz gebietet eine zeitnahe Mittelverwendung. Das bedeutet, dass alles, was Ihrem Verein zufließt, bis spätestens Ende des übernächsten Jahres nach dem Zufluss für die steuerbegünstigten Zwecke verwendet worden sein muss. Von diesem Grundsatz gibt es aber Ausnahmen, die das Finanzministerium Sachsen-Anhalt zusammengefasst hat.
Hinweis Zur zeitnahen Mittelverwendung sind nur Vereine mit jährlichen Einnahmen von mehr als 45.000 € verpflichtet.
Eine Ausnahmeregelung zum Gebot der zeitnahen Mittelverwendung lässt unter bestimmten Voraussetzungen zu, dass ein Verein seine Mittel ganz oder teilweise einer Rücklage zuführt. Die Mittel können - solange die Rücklage fortbesteht - im Rahmen der Vermögensverwaltung angelegt werden und stehen für Vermögensumschichtungen zur Verfügung.
Hinweis Bei der Rücklagenbildung müssen Sie nachweisen, dass Sie diese in zulässiger Weise gebildet haben. Für Nachweiszwecke reicht es aus, wenn die Rücklagen aus einer Nebenrechnung ersichtlich sind.
Eine wichtige Rolle spielen zweckgebundene Rücklagen („Projektrücklagen“), mit denen für ein bestimmtes Projekt Mittel angespart werden. Hierfür gelten folgende Voraussetzungen: Die Mittel müssen nachweislich für bestimmte Vorhaben zur Verwirklichung der Satzungszwecke angesammelt werden. Für die Durchführung müssen konkrete Zeitvorstellungen bestehen. Grundsätzlich sollte ein Zeitraum von sechs Jahren nicht überschritten werden.
Für laufende - periodisch wiederkehrende - Ausgaben (z.B. Miete, Löhne, Versicherungen etc.) können Sie eine Betriebsmittelrücklage bilden. Diese kann den Bedarf von maximal einem Geschäftsjahr abdecken.
Darüber hinaus können Vereine ihre Mittel auch einer Wiederbeschaffungsrücklage zuführen. Voraussetzung ist, dass das Wirtschaftsgut, das wiederbeschafft werden soll, zur Verwirklichung der steuerbegünstigten, satzungsmäßigen Zwecke erforderlich ist (z.B. ein Mannschaftsbus). Zudem muss tatsächlich eine Neuanschaffung des einzelnen Wirtschaftsguts geplant und in einem angemessenen Zeitraum möglich sein. Im Regelfall reicht als Nachweis (außer bei Immobilien) für die Wiederbeschaffungsabsicht aus, dass die Rücklage gebildet wurde. Grundsätzlich wird diese Rücklage in Höhe der Abschreibungen gebildet - es sei denn, das Ersatzwirtschaftsgut ist teurer als das ursprüngliche oder die Wiederbeschaffungskosten sind gestiegen.
Schließlich dürfen Mittel auch einer freien Rücklage zugeführt werden, deren Verwendung der Verein zum Zeitpunkt der Rücklagenbildung noch nicht festlegen muss. In diese Rücklage dürfen 10 % der Mittel und 1/3 des Überschusses aus der Vermögensverwaltung (Zinsen etc.) eingestellt werden.
Hinweis Die Finanzämter prüfen genau, ob die Voraussetzungen für die Bildung von Rücklagen erfüllt sind.