Praxisfall & Teilnahmegebühr Mitgliederversammlung
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Die Durchführung der Mitgliederversammlung kann mit erheblichen Kosten verbunden sein. Diese können aber nicht einfach auf die Mitglieder umgelegt werden.
Mitgliederversammlung verursacht hohe Kosten: Kann der Verein eine Teilnahmegebühr erheben?
Antwort: Die Übernahme der Tagungspauschale hängt von den Leistungen ab, die die Mitglieder erhalten. Eine Umlage auf die Mitglieder käme einem zusätzlichen Mitgliedsbeitrag gleich.
MV-Kosten sind originäre Verwaltungskosten
Die Kosten, die mit der Durchführung der MV verbunden sind, sind originäre Kosten der Vereinsverwaltung. Der Verein darf sie also übernehmen, solange diese Kosten angemessen sind. Überhöhte Kosten etwa bei Durchführung in einem Luxushotel könnten zu einer Inhaftungnahme des Vorstands führen und würden auch die Gemeinnützigkeit gefährden.
Verein darf nur nötige Kosten übernehmen
Übernehmen darf der Verein aber nur die Kosten, die mit der Durchführung der MV zwingend verbunden sind. Das sind insbesondere die Kosten für den Tagungsraum, die erforderliche Konferenztechnik u. ä. Nicht dazu gehört die Verpflegung der Teilnehmer. Sie kann aber im Rahmen von üblichen „Annehmlichkeiten im Rahmen der Mitgliederpflege“ gemeinnützigkeitsrechtlich unbedenklich sein (40- bzw. 60-Euro-Grenze). Umfangreiche Verpflegungsleistungen oder gar Übernachtungskosten gehören aber nicht dazu. Und zwar auch dann nicht, wenn die Mitglieder von weit her anreisen müssen.
Teilnahmegebühr nur nach Satzung möglich
Ein Tagungspauschale o. ä. darf der Verein nicht verpflichtend erheben. Das würde eine unzumutbare Erschwernis der Teilnahme darstellen und die Beschlüsse der MV anfechtbar machen. Möglich wäre eine solche Gebühr nur, wenn die Satzung sie als zusätzlichen Beitrag (Umlage neben Regelbeitrag) vorsieht. Dann muss die Satzung aber auch die Höhe oder einen Berechnungsmaßstab (z. B. bis zur zweifachen Höhe des Mitgliedsbeitrags) nennen. Ohne eine solche Satzungsgrundlage muss der Zugang zur MV allen Mitgliedern ohne weitere Kosten freistehen. Zwar kann der Verein eine Tagungsgebühr berechnen. Das ist aber nur möglich, wenn sie für Zusatzleistungen berechnet wird, die Mitglieder in Anspruch nehmen, und die Teilnahme auch ohne diese Zusatzleistungen möglich ist.