BfS & Systemwechsel 21.-23.04.2023

Ablauf & Aufgabenverteilung

Ansprechpartner
Fragen zum Systemwechsel selbst klären Sie bitte mit der Bank für Sozialwirtschaft.
Unsere Teams EDV, Finanz- und Lohnbuchhaltung übernehmen für Sie, soweit uns möglich, alle erforderlichen Anpassungen in der Lohn­buchhaltung sowie in Simba: Banko, Zahlungs­verkehr und Banking. Sie wurden hierzu bereits von der BfS-Bank informiert.

 

Ablauf
Der Systemwechsel gliedert sich in drei zeitliche Abschnitte:

• Vorbereitungen (bis Freitag 21.04.2023 um 12:00 Uhr)
• Migrationswochenende (vom 21.04.2023 ab 12:00 Uhr bis 23.04.2023 um 24:00 Uhr)
• Nachbereitung (ab Montag 24.04.2023 um 08:00 Uhr)

Im nachfolgenden informieren und leiten wir Sie durch alle von Ihnen zu erledigenden Aufgaben.

 

Vorbereitungen (bis Freitag 21.04.2023 um 12:00 Uhr)

• Umstellungsschreiben
  Bitte mailen Sie Ihrem FiBu- oder Lohn-Sachbearbeiter umgehend das vollständige Umstellungs­schreiben inkl. aller Anlagen aus dem Dezember 2022 mit den Gegenüber­stellungen der alten und neuen Kontonummern und IBAN.
  
  
• Simba - Banko/Banking
  Falls Sie eigene EBICS-Bankzugänge in Simba-Banking nutzen (nötig z.B. zur Ausführung von Zahlungsverkehr mit Simba-Banking): Öffnen Sie Simba-Banking und rufen Sie die Kontoauszugs­bewegungen (Bewegungen bis einschl. 20.04.2023) der dazugehörigen Konten ab. Der Abruf muss bis zur Abschaltung am 21.04.2023 um 12:00 Uhr erfolgen.
  
  
• Simba - Zahlungsverkehr - Kontokorrent
  Sie erhalten von uns per E-Mail eine Übersicht aller Kontokorrent­konten (Debitoren und Kreditoren) mit der alten Bankleitzahl 251 205 10 (BfS-Standorte Hamburg und Hannover) die eine neue IBAN erhalten und somit angepasst werden müssen. Anhand der Übersicht können Sie die neuen IBAN ihrer Kunden und Lieferanten anfordern und sammeln um Sie bei der Nachbereitung (siehe unten) in Simba einzupflegen.
  Sollten Sie Kontokorrent­konten mit anderen konsolidierten Bankleit­zahlen haben, passen wir die Kontokorrent­auskunft gerne für Sie an (bitte E-Mail an s.bluhm@gem-gruppe.de).
  
  ACHTUNG Die Übersicht enthält nicht ihre Lieferanten denen Sie ein SEPA-Lastschriftmandat für ein BfS-Konto eingeräumt haben und auch nicht Ihre "Kunden" die auf Ihre demnächst überholte IBAN überweisen. Sie sollten daher in jedem Fall sämtliche "Kunden" und Lieferanten über die neuen IBAN informieren. Zu diesem Zweck erhalten Sie von uns eine zweite Übersicht mit allen in Simba gespeicherten Kontokorrentdaten.
  
  
• Lohn
  Überweisungen mit Ihrer alten IBAN müssen bis Freitag den 21.04.2023 um 12:00 Uhr bei der BfS vollständig freigegeben sein. Auf Ihren Wunsch werden wir ab Montag den 17.04.2023 die Überweisungsträger bzw. Lohn-Überweisungen vorzeitig auf Ihre neue IBAN ändern. Die Einreichung dieser Überweisungen bei der BfS ist somit erst ab 24.04.2023 möglich.

 

Migrationswochenende (vom 21.04.2023 ab 12:00 Uhr bis 23.04.2023 um 24:00 Uhr)

• Zeitnah
  Wir werden versuchen alle erforderlichen Änderungen zeitnah um das Umstellungs­wochenende zu erledigen. Da wir jedoch sehr viele betroffene Mandanten haben, bitten wir Sie
  - zeitkritische Überweisungen vor dem Migrationswochenende zu erledigen.
  - mit zeitlichen Verzögerungen und unvorhergesehenen technischen Problemen zu rechnen.
  - nach dem Migrations­wochenende die Bankverbindungs­daten vor deren Nutzung nochmals zu prüfen.
  
  
• Lohn
  Unser Team Lohn wird Ihre ggf. geänderte IBAN für ausgehende Lohn-Überweisungen (an Arbeitnehmer, Finanzamt, Krankenkassen, Versorgungs- und Zusatzkassen, Bausparkassen, usw.) in unserer Abrechnungs­software ändern.
  Sollten Sie Finanzamt, Krankenkassen usw. Lastschrift­mandate erteilt haben, müssen Sie diese über die neuen IBAN informieren.
  
  
• Simba - Banko/Banking
  Falls Sie eigene EBICS-Bankzugänge in Simba-Banking nutzen (nötig z.B. zur Ausführung von Zahlungsverkehr mit Simba-Banking): Rufen Sie die Kontoauszugs­bewegungen (Bewegungen bis einschl. 21.04.2023) der dazugehörigen Konten ab. Der Abruf von Kontoauszugs­bewegungen der alten IBAN bis einschl. 21.04.2023 ist nur bis zum Sonntag 23.04.2023 um 15:00 Uhr möglich. Danach werden diese Kontoauszugs­bewegungen von der BfS nicht mehr zur Verfügung gestellt.
  
  
• Simba - Zahlungsverkehrsanweisungen (ZV)
  Unser Team FiBu wird alle bestehenden Zahlungsverkehrs­anweisung der BfS-Bank mit den neuen IBAN überschreiben.

 

Nachbereitung (Ab Montag 24.04.2023 um 08:00 Uhr)

• Simba - Zahlungsverkehr - Kontokorrent
  Rufen Sie das Simba-Menü Stammdaten\Mandant\Kontokorrent auf und ändern Sie anhand der Übersicht aus der Vorbereitung bei allen betroffenen Kontokorrent­konten
  - im Reiter "3 Banken" die alte IBAN auf die neue IBAN ab.
  - im Reiter "5 ZV/Mahnwesen" das SEPA-Lastschrift­mandat auf die neue IBAN des Kunden ab.
  
  Für die Umstellung der IBAN Ihrer Geschäftspartner gewährt die BfS einen Übergangszeitraum bis zum 30.04.2025. Bis zum Ende dieser Übergangszeitraums werden die IBAN Ihrer Geschäftspartner automatisch von der BfS auf die neuen IBAN geändert.
  
  Unterstützungsangebot    Im Rahmen der Hilfeleistungen (siehe unten) können wir Ihnen ab Mai 2023 für die in Simba gespeicherten Debitoren und Kreditoren nach Ihren Wünschen gestaltete Anschreiben als PDF-Dateien zur Verfügung stellen. Diese können Sie zur Information über die geänderten Bankverbindungsdaten bequem per E-Mail oder Post an Ihre "Kunden" und Lieferanten versenden. Bei Interesse wenden Sie sich bitte j.kalipke@gem-gruppe.de.
  
  
• Simba - Banko/Banking
  Falls Sie eigene EBICS-Bankzugänge in Simba-Banking nutzen (nötig z.B. zur Ausführung von Zahlungsverkehr mit Simba-Banking): Öffnen Sie Simba-Banking, öffnen Sie das Menü "Ansicht\Bankzugänge" und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den individuellen Bankzugang bei BfS und wählen "Synchronisieren" aus. Anschließend soll der Zahlungs­verkehr wieder möglich sein.
  
  ACHTUNG Beim "Synchronisieren" wird automatisch bei allen Konten dieses individuellen Bankzugangs bei den derjenige Zugriffsrechte hat der synchronisierte Bankzugang hinterlegt. Sollen einige dieser Konten wieder durch StuFi täglich automatisch abgerufen werden, muss bei diesen Konten in den Kontostammdaten für den Abruf wieder der Bankzugang "SBl_GAD_BFS_2022" hinterlegt werden.
  
  ACHTUNG Des Weiteren muss nach dem "Synchronisieren" in den Kontostammdaten eines jeden neuen BfS-Kontos geprüft werden, ob das Feld Name des Kontoinhabers noch gefüllt ist. Ansonsten bitte mit dem Knopf "Bearbeiten" den Kontoinhaber wieder einsetzen.
  
  
• Simba - Banking & manuelle Aufträge
  Falls Sie in Simba-Banking manuell (also ohne vorherige Nutzung des Zahlungsverkehrs in Simba) Überweisungen ausführen, müssen Sie die automatisch von Simba-Banking gespeicherten Empfänger ggf. manuell anpassen.
  Falls Sie in Simba-Banking keine manuellen Überweisungen ausführen, können Sie einfach alle automatisch gespeicherten Empfänger löschen.
  
  
• Simba - Banking & manuelle Daueraufträge
  Falls Sie in Simba-Banking manuell Daueraufträge angelegt haben müssen Sie diese ggf. anpassen.
  Die bei der BfS angelegten Daueraufträge (sind in Simba-Banking ebenfalls zu sehen!) werden von der BfS automatisch geändert.
  
  
• Simba - Banking & manuelle Lastschriften
  Falls Sie in Simba-Banking manuell Lastschriften eingerichtet haben müssen Sie diese ggf. anpassen.
  Dies betrifft nicht die in Simba erzeugten und an Simba-Banking übergebenen Lastschriften!
  
  
• Simba - Banking & Format Kontoauszüge  (Neue Informationen)
  Falls Sie eigene EBICS-Bankzugänge in Simba-Banking nutzen (nötig z.B. zur Ausführung von Zahlungsverkehr mit Simba-Banking) muss die Umstellung von MT940 auf CAMT durch Sie erfolgen. Nach neueren Informationen der BfS erfolgt die Umstellung automatisch und ohne Antrag am Migrationswochenende. Daher können Sie ab Montag den 24.04.2023 in Simba-Banking den BfS-Bankzugang durch Doppelklick öffnen und mit dem Knopf „Bearbeiten“ das Format (nur!) der Kontoauszüge von MT940 auf CAMT ändern.
  
  
• Simba - Banko
  Für die Einrichtung von Banko für neue Konten (für umgestellte IBAN ist keine Neubeantragung nötig) finden Sie unter den Downloads unser neues BfS-Bankoformular.

 

Hilfeleistungen
Sollten Sie im Rahmen des BfS-Systemwechsels

• Hilfe bei der Anpassung Ihrer individuellen Bankzugänge, manuellen Aufträgen usw. benötigen oder
• Serienbriefe für alle im Simba-Kontokorrent hinterlegten Kunden und Lieferanten wünschen,

sind wir gerne im Rahmen der FiBu-Hilfeleistungen (90 EUR/Std. zzgl. USt) für Sie da.