BEG IV & schriftliche Beschlussfassung II

Gesetzgeber vereinfacht schriftliche Beschlussfassung

§ 32 Abs. 1 BGB regelt, dass die Beschlussfassung im Verein „in einer Versammlung der Mitglieder“ erfolgen muss. Alternativ sieht das Gesetz nur eine Ausnahme vor – die schriftliche Beschlussfassung. Sie ist nach § 32 Abs. 3 BGB für alle Arten von Beschlüssen möglich. Anders als bei Beschlüssen einer Versammlung ist aber die Einstimmigkeit erforderlich.

Dabei ersetzt die schriftliche Abstimmung den Versammlungsbeschluss. Ohne spezielle Satzungsregelung ist deswegen eine Kombination von Versammlungsbeschluss und schriftlicher Beschlussfassung nicht möglich. So kann z.B. eine ergänzende Briefwahl bei der Vorstandwahl nur durchgeführt werden, wenn die Satzung das ausdrücklich vorsieht.

Nach den bisherigen Regelungen der §§ 32 und 33 BGB war dafür ausdrücklich die Schriftform erforderlich. Das bedeutet nach § 126 BGB die persönliche Unterschrift auf Papier. Sie kann nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine notarielle Beglaubigung ersetzt werden.

Die Neuregelung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz ändert die Schriftformerfordernis der §§ 32 und 33 BGB ab in die Textform. Auch für die Textform gelten aber bestimmte Anforderungen.

Welche Vorgaben erfüllt sein müssen, damit eine Erklärung (hier die Stimmabgabe) die Anforderungen an die Textform erfüllt, regelt § 126 b BGB.

Sie muss

• lesbar sein, also aus Schriftzeichen bestehen (d.h. eine Ton- oder Videoaufzeichnung erfüllt die Voraussetzungen nicht);
• dauerhaft gespeichert werden können. Dabei darf die Übertragung elektronisch erfolgen, wenn danach eine dauerhafte Speicherung möglich ist. Deshalb ist die Textform nicht eingehalten, wenn die Erklärung lediglich auf einer Internetseite angezeigt wird.
• den Namen des Erklärenden enthalten, bei Abstimmungen also den Namen des Mitglieds. Nicht erforderlich ist die Angabe der Adresse.
• Natürlich muss die Erklärung auch den Beschlusstext und das Votum des Mitglieds (Ja/Nein/Enthaltung) umfassen.

In Frage kommen für die Textform insbesondere E-Mail, SMS und Messengerdienste wie z.B. WhatsApp, bei denen eine direkte Übertragung an den Empfänger erfolgt. Auch ein Abstimmungsverfahren über einen Server (Website) ist grundsätzlich denkbar; es muss aber die entsprechenden Voraussetzungen erfüllen, d.h. die o.g. Abstimmungserklärung zum Download bereitstellen und nicht nur anzeigen.

In der Praxis erweist sich die Neuregelung der schriftlichen Beschlussfassung als unzulänglich. Nicht geändert hat der Gesetzgeber nämlich das Einstimmigkeitserfordernis. Während § 33 BGB das für die Änderung des Satzungszwecks ohnehin vorschreibt, ist die Abstimmung in Textform ohne zusätzliche Satzungsregelung für die meisten Vereine deswegen auch künftig nicht praktikabel.

Einstimmig bedeutet nämlich, dass nicht nur Nein-Stimmen, sondern auch Enthaltungen zur Ablehnung des Beschlusses führen. Ein einziges Mitglied, dass auf die Aufforderung zu Stimmgabe nicht reagiert, bringt die Abstimmung zum Scheitern.

Weiteres Für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber gehen mit dem IV. Bürokratieentlastungsgesetztes vereinfachte Dokumentations- und Nachweispflichten einher.

a) Abschluss von Arbeitsverträgen
Seit dem 01.01.2025 können Arbeitsverträge auch unter Beachtung der Vorgaben des kürzlich reformierten Nachweisgesetzes nunmehr grundsätzlich in Textform (z. B. per Mail und pdf, vgl. § 126 b BGB) abgeschlossen werden. Hierbei sind bestimmte Voraussetzungen einzuhalten, wie z.B. dass der Arbeitsvertrag an den Arbeitnehmenden mit einer Empfangsbestätigungsfunktion übermittelt wird. Dennoch bleibt es den Arbeitnehmenden frei, die entsprechenden Informationen nach § 2 NachwG in Schriftform vom Arbeitgeber einzufordern.

Wichtig: Arbeitsverträge mit einer Regelaltersrentenbefristung i.S.d. § 41 Abs. 2 SGB VI können seit dem 01.01.2025 ebenfalls in Textform abgeschlossen werden. Anders ist es aber bei allen anderen befristeten Arbeitsverträgen. Diese müssen weiterhin zwingend in Schriftform (= von beiden Vertragsparteien im Original unterschrieben) / in elektronischer Form (= qualifiziert signiert, vgl. § 126a BGB) abgeschlossen werden. Diese strenge Formvorschrift gilt auch bei Verlängerungen oder anderen Änderungen der befristeten Verträge.

b) Elternzeit
Anträge auf Elternzeit für Kinder, die ab dem 01.05.2025 geboren werden, können in Textform gestellt werden.

c) Arbeitszeugnis
§ 109 Abs. 3 GewO regelt fortan, dass das Arbeitszeugnis mit Einwilligung der Arbeitnehmenden in elektronischer Form erteilt werden kann.

d) Änderungen im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz
§ 12 Absatz 1 Satz 1 AÜG wird dahingehend geändert, dass Überlassungsvereinbarungen zwischen Verleihern und Entleihern nicht mehr der strengen Schriftform, sondern nur noch der Textform bedürfen.