Auslagenersatz & Belegführung
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In der Praxis kommt es vor, dass Vorstandsmitglieder in Vorleistung treten und sich ihre Zahlungen für den Verein später erstatten lassen. Hier ist eine ordnungsgemäße Belegführung unverzichtbar. Fehlt es hieran, kann es für den Vorstand zu erheblichen Steuernachzahlungen kommen, wie ein aktueller Beschluss des Finanzgerichts Münster (FG) zeigt.
Quelle FG Münster, Beschluss 20.04.2023 [Aktenzeichen 9 V 168/23].
Ohne Einzelaufzeichnungen können Schätzungen des Finanzamts drohen
Die Antragstellerin erzielte freiberufliche Einkünfte aus einer Tätigkeit für einen Verein, war zugleich dessen vertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied und besaß Verfügungsberechtigungen über diverse Konten des Vereins. Der Verein kooperiert mit Einrichtungen im Ausland und unterstützt Menschen in Lebenskrisen, denen er ermöglicht, eine Zeit lang in diesen Einrichtungen zu leben. Im Rahmen einer Betriebsprüfung gelangte das Finanzamt zu der Auffassung, dass keine klare Trennung zwischen den Finanzen des Vorstandsmitglieds und denen des Vereins bestand. Es schätzte daraufhin die Besteuerungsgrundlagen (steuererhöhend) und erließ geänderte Steuerbescheide. Dagegen setzte sich die Antragstellerin zur Wehr. Sie gab an, dass es sich um Auslagenerstattungen und Darlehensrückzahlungen gehandelt habe. Das Finanzamt wertete die Zahlungen des Vereins jedoch als Betriebseinnahmen des Vorstandsmitglieds.
Das FG ist dieser Sichtweise gefolgt, weil die Belege unzureichend und lückenhaft seien. Für einen Auslagenersatz müsse die Vereinnahmung und Verausgabung im Namen und für Rechnung des Vereins zweifelsfrei feststehen. An derartigen Zahlungsflüssen im Namen des Vereins habe es jedoch gefehlt, soweit es sich um Auslagenersatz für die der Antragstellerin entstandene Aufwendungen gehandelt haben sollte. Eine Verausgabung im Namen des Vereins ließe sich auch anhand von Bestätigungen des Vereins nicht nachvollziehen. Das FG bezweifelte auch, dass die Zahlungen des Vereins teilweise die Rückzahlung von Darlehen darstellten, die die Antragstellerin dem Verein als (längerfristige) Anschubfinanzierung gewährt habe. Denn sie habe weder Darlehensverträge, Belege über die Darlehensauszahlung an den Verein noch Aufzeichnungen über die Darlehensentwicklung vorgelegt.
Hinweis Der Beschluss verdeutlicht erneut, wie elementar Aufzeichnungen zu den Einnahmen und Ausgaben sowie eine ordnungsgemäße Buchführung sind.