USt & eRechnung - FAQ

Datum:

Seit dem 01.01.2025 gilt die Pflicht, E-Rechnungen versenden und empfangen zu können. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat eine FAQ-Seite „Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung“ erstellt, deren Inhalte aber teils vom offiziellen BMF-Anwendungsschreiben abweichen. VBM macht Sie mit den vereinsrelevanten Äußerungen vertraut.

Quelle   BMF Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025.

Die E-Rechnung im Verein: FAQ der Finanzverwaltung geht auf Besonderheiten ein

Fallen Vereine unter die Regelungen?

Vereine können sowohl eine nichtunternehmerische als auch eine unternehmerische Tätigkeit ausüben. Ist der Verein unternehmerisch tätig, sind die allgemeinen Regelungen für die verpflichtende E-Rechnung anzuwenden. Das bedeutet: Der Verein muss E-Rechnungen empfangen können und selbst E-Rechnungen ausstellen, sofern keine Ausnahmeregelung greift.

Betreffen Leistungen den nichtunternehmerischen (ideellen) Bereich des Vereins, muss der Verein weder E-Rechnungen empfangen können noch selbst E-Rechnungen ausstellen. Zwar besteht auch für Umsätze an eine juristische Person, die kein Unternehmer ist (also z. B. an einen nichtunternehmerisch tätigen Verein), eine Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung. Diese kann aber auch als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.

E-Rechnungspflicht bei Kleinunternehmern?

Im Schreiben vom 15.10.2024 vertritt das BMF die Auffassung, dass auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG E-Rechnungen ausstellen müssen. Lt. FAQ dagegen müssen für Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden, keine E-Rechnung ausgestellt werden.

Wichtig   Für Vereine ist das wichtig, weil die nicht steuerbefreiten Umsätze oft unter die Kleinunternehmerregelung fallen. In der Praxis wird das vermutlich keine Rolle spielen, weil die Folge einer falsch ausgestellten Rechnung nur der Ausschluss des Vorsteuerabzugs ist.

E-Rechnungen auch für Barkäufe?

Für Leistungen, die bar bezahlt werden, gelten keine besonderen Regelungen. Ergo muss auch für Barverkäufe eine E-Rechnung ausgestellt werden, wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt. In der Regel ist hier aber eine unmittelbare elektronische Übermittlung der Rechnung nicht praktikabel. Das BMF schlägt deshalb folgendes Verfahren vor: Der Verkäufer stellt vor Ort zunächst eine sonstige Rechnung aus (z. B. in Form eines Kassenbelegs), die nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt wird. Dazu muss der Verkäufer die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers erfragen und später eine E-Rechnung per E-Mail versenden.

Wie läuft Übermittlung und Empfang ab?

Für die Übermittlung gibt es keinen vorgeschriebenen Weg. Es kommen z. B. der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbunds, die Übergabe z. B. auf einem USB-Stick oder der Download über ein Internetportal in Betracht. Der Übermittlungsweg der E-Rechnung im konkreten Einzelfall kann zivilrechtlich zwischen den Parteien geregelt werden, z. B. durch Vertrag.

So müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden

Vereine müssen ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Das gilt auch für E-Rechnungen. Bei diesen ist mindestens der strukturierte Rechnungsteil dieser enthält alle Pflichtangaben i. S. v. §§ 14, 14a UStG acht Jahre lang so aufzubewahren, dass er unveränderbar in seiner ursprünglichen Form vorliegt.

Übermittlung ans Finanzamt

Hat das Finanzamt bisher zur Überprüfung der Steuererklärung oder -anmeldung eine Rechnung angefordert, so hat der Verein diese typischerweise in Kopie vorgelegt oder als PDF übersandt.

Das hat sich ab 2025 geändert: Handelt es sich bei der angeforderten Rechnung um eine E-Rechnung, ist der strukturierte Datensatz zu übermitteln. Das ist nun über ELSTER möglich.