Unterlagen vernichten 2023

Welche Belege Sie aufbewahren müssen und was Sie entsorgen können

Grundsätzlich beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Schluss des Kalenderjahres, in das das jeweilige „Ereignis“ fiel. Bei Rechnungen, die Sie im Jahr 2013 erhalten und beglichen haben, begann die Aufbewahrungsfrist folglich mit dem 31.12.2013. Bei einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist können Sie diese Belege nun ab dem 01.01.2024 entsorgen.

Unterlagen wie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz (mit Organisationsunterlagen) und Buchungsbelege unterliegen ebenfalls einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Auch bei Zuwendungsbestätigungen müssen Sie zehn Jahre lang ein Doppel aufbewahren.

Hinweis   Die Aufbewahrungsfrist endet allerdings nicht, wenn das Finanzamt bis zum 31.12.2023 schriftlich eine Außenprüfung angekündigt hat.

Beachten Sie zudem, dass die Aufbewahrungsfrist bei Verträgen erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen beginnt.

Lohnkonten und Handels- oder Geschäftsbriefe dürfen Sie nach sechs Jahren vernichten. Also können Sie solche Unterlagen aus der Zeit vor dem 01.01.2018 Anfang 2024 entsorgen.

Bei den Vereinsunterlagen sollten Sie allerdings nicht nur rechtliche Aspekte vor Augen haben: Unterlagen wie Protokolle sind beispielsweise für die Geschichte des Vereins bedeutsam und sollten somit gar nicht entsorgt werden.

Auch Kontoauszüge sind zehn Jahre aufzubewahren. Ausgenommen sind nur private Kontoauszüge, die Sie aber mindestens drei Jahre lang aufheben sollten. So können Sie im Zweifel beweisen, dass Sie eine Rechnung beglichen haben. Beachten Sie auch, dass elektronisch übermittelte Kontoauszüge aufbewahrungspflichtig sind, weil sie originär digitale Dokumente darstellen.

Besonderheiten gelten hinsichtlich der Speicherung von Unterlagen. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz, die Sie im Original archivieren müssen, können Sie Unterlagen auch auf Datenträgern speichern. Voraussetzung ist, dass Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einhalten und sicherstellen, dass die Daten wiedergegeben werden können. Im Zweifel müssen Sie auf Ihre Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen oder Ausdrucke bereitzustellen.

Ausnahmen von den Aufbewahrungsfristen gelten, wenn beispielsweise Bescheide noch nicht rechtskräftig sind, weil zum Beispiel Klageverfahren anhängig sind.

Hinweis   Achten Sie bei der Entsorgung auch auf den Datenschutz! Sofern personenbezogene Daten erkennbar sind, sollten Sie eine professionelle Entsorgung vornehmen, um nicht drastische Bußgelder zu riskieren.