Praxisfall & Satzungsgestaltung für Mitgliederversammlung und Rechnungsprüfung

Wie können Sie die Themen „Mitgliederversammlung“ und „Rechnungsprüfung“ gut regeln?

Das Thema „Mitgliederversammlung“

Rund um die Mitgliederversammlung gibt es einigen Regelungsbedarf.

 

Vorstand unterlässt Einberufung der Mitgliederversammlung

Für die Einberufung der Mitgliederversammlung ist wenn die Satzung nichts anderes bestimmt der Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl (im Sinne des BGB, also lt. Eintrag im Vereinsregister) zuständig und berechtigt. Die Satzung muss hier also zunächst keine weiteren Regelungen treffen.

Grundsätzlich ist für die Einberufung kein gültiger Vorstandsbeschluss erforderlich. Besteht der Vorstand aus mehreren vertretungsberechtigten Mitgliedern, sollte die Satzung die Zuständigkeit eingrenzen oder einen Beschluss des Vorstands verlangen, damit es bei Konflikten im Vorstand nicht zu konkurrierenden Einladungen kommt.

Musterformulierung > Vorstand und die Einberufung der MV   Die Mitgliederversammlung wird auf Beschluss des Vorstands eingeladen. Der Vorstand kann dazu eines seiner Mitglieder oder eine dritte Person beauftragen.

Weil die Einladung zur Mitgliederversammlung keine Außenvertretungshandlung ist, kann die Satzung auch ein anderes Organ vorsehen. Im Regelfall ist das nicht praktikabel. Das Verfahren könnte aber für den Sonderfall vorgesehen werden, dass der Vorstand sich weigert, die Versammlung einzuberufen, und damit auch das umständliche Verfahren der Einberufung auf Verlangen einer Minderheit ersetzen oder abkürzen. Dabei sollte aber ein höheres als das Zehn-Prozent-Quorum gewählt werden, das das BGB für das Minderheitenbegehren vorsieht, um einen Missbrauch zu vermeiden.

Musterformulierung > Sonderverfahren zur Einberufung der MV    Die Mitgliederversammlung wählt im Turnus der Vorstandswahl ein Mitglied für die Einberufung der Mitgliederversammlung im Sonderfall. Es nimmt die Einberufung der Mitgliederversammlung vor, wenn die dafür erforderlichen Vorstandsmitglieder fehlen oder wenn der Vorstand trotz eines Antrags von einem Drittel der Mitglieder die Versammlung nicht binnen sechs Wochen einberuft. Dem Mitglied ist nach seiner Wahl vom Vorstand die aktuelle Mitgliederliste zugänglich zu machen.

Wichtig   Der letzte Satz soll sicherstellen, dass die Mitgliederdaten für die Einladung jederzeit vorliegen.

 

Mitgliederliste ist unvollständig oder nicht aktuell

Es kommt nicht selten vor, dass der Verein keine aktuelle Mitgliederliste hat. Er riskiert dann, dass nicht eingeladene Mitglieder Beschlüsse der Mitgliederversammlung wirksam anfechten. Die Satzung könnte für diesen Fall eine Lösung treffen, bei der sich die Mitglieder regelmäßig „zurückmelden“ müssen. Zwar wird es nicht sinnvoll sein, Mitglieder, die das unterlassen, aus dem Verein auszuschließen. Die Satzung könnte ihnen aber das Recht entziehen, Beschlusse der Versammlung anzufechten, weil sie nicht eingeladen wurden. Das Verfahren könnten zugleich genutzt werden, um die Adressdaten aktuell zu halten.

Musterformulierung > Jährliche Rückmeldung der Mitglieder   Die Mitglieder müssen dem Verein jährlich bis zum 15.01. ihre aktuelle Post- und E-Mail-Adresse (oder weitere Daten) mitteilen. Mitglieder, die das unterlassen, verwirken das Recht, Beschlüsse der Mitgliederversammlung anzufechten, weil sie nicht eingeladen wurden.

 

Mitgliederliste bereinigen

Häufig treten Mitglieder „stillschweigend“ aus dem Verein aus. Das kann durch Einstellung der Beitragszahlungen oder durch Umzug ohne Mitteilung der neuen Adresse erfolgen. Um in den Fällen ein umständliches Ausschlussverfahren zu vermeiden, kann eine Streichung von der Mitgliederliste erfolgen.

Musterformulierung > Streichung aus der Mitgliederliste    Mitglieder, die mit der Zahlung des Beitrags mehr als drei Monate in Rückstand sind oder dem Verein ihre aktuelle postalische oder E-Mail-Adresse nicht mitteilen, können von der Mitgliederliste gestrichen werden. Eine Anhörung des Mitglieds ist in diesem Fall nicht erforderlich.

Damit wäre eine Streichung insbesondere möglich, wenn Einladungen zur Mitgliederversammlung nicht zustellbar sind. Die Kann- Regelung erlaubt es dem Verein aber, auf den Ausschluss zu verzichten, solange in diesem Fall die Beiträge weitergezahlt werden.

 

Das Thema „Rechnungsprüfung“

Auch wenn es gesetzlich dazu keine Verpflichtung oder spezielle Vorgaben gibt, finden sich in den meisten Vereinssatzungen Regelungen zur Rechnungs- oder Kassenprüfung. Oft erschöpfen diese sich allerdings in der Wahl der Rechnungsprüfer.

Um für den Vorstand, aber auch für die Rechnungsprüfer selbst Rechtsicherheit zu schaffen, sollte die Satzung oder eine entsprechende Vereinsordnung die Rechnungsprüfung näher regeln.

 

Wahl der Kassenprüfer

Zunächst sollten das Wahlverfahren und die Voraussetzungen für das Amt geregelt werden.

Musterklausel > Wahlverfahren   Die Mitgliederversammlung bestellt für die Dauer von zwei Jahren einen/zwei Rechnungsprüfer (und einen Stellvertreter). Sie bleiben bis zur Neuwahl im Amt. Sie dürfen keinem anderen Vereinsorgan angehören und in keinem Dienstverhältnis zum Verein stehen.

Bei größerem Verein kann die Rechnungsprüfung auch extern durch einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer vorgenommen werden:

Musterklausel > Externer Rechnungsprüfer    Die Rechnungsprüfung des Vereins erfolgt durch einen Steuerberater/Wirtschaftsprüfer, der von der Mitgliederversammlung auf Vorschlag des Vorstands beauftragt wird.

 

Umfang der Prüfung

Beim Umfang der Rechnungsprüfung gibt es oft Unsicherheiten. Hier sollte die Satzung den Prüfungsumfang spezifizieren und insbesondere klarstellen, dass nicht die gesamte Geschäftsführung des Vorstands überprüft wird.

Musterklausel > Umfang der Rechnungsprüfung   Die Rechnungsprüfung erfolgt jährlich in Zusammenhang mit der Vorlage des Rechenschaftsberichts des Vorstands. Gegenstand der Prüfung sind

• Kassen-, Bank- und sonstige Vermögensbestände des Vereins,
• ob die Ausgaben zweckgebunden getätigt wurden und korrekt belegt sind,
• ob die Aufstellungen (Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen, Vermögensübersichten usw.) sachlich und rechnerisch richtig sind,
• ob die Mittel des Vereins wirtschaftlich verwendet wurden.

Eine Prüfung der Belege muss nur stichprobenartig erfolgen.

Klarstellen kann die Satzung auch, welche Mitwirkungspflichten der Vorstand hat. Das ist aber nicht zwingend erforderlich, weil sie sich aus § 259 Abs. 1 BGB ergeben. Sinnvoll ist auch zu regeln, wie lange vorher die Prüfung angekündigt werden muss, damit der Vorstand die Unterlagen zusammenstellen kann.

Musterklausel > Mitwirkungspflichten des Vorstands   Der Vorstand ist verpflichtet, den Rechnungsprüfern alle erforderlichen Auskünfte zu geben und die entsprechenden Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Die Rechnungsprüfer melden die Prüfung mindestens zwei Wochen vorher beim Vorstand an.

 

Berichtspflichten der Rechnungsprüfer

Die Rechnungsprüfer sind nur der Mitgliederversammlung gegenüber verantwortlich und berichten an diese. Um Konflikte mit dem Vorstand zu vermeiden und ihm die Möglichkeit zu geben, Unklarheiten auszuräumen und Fehler zu beheben, ist es sinnvoll, dass der Prüfbericht zunächst dem Vorstand zur Stellungnahme vorgelegt wird.

Natürlich kann auch geregelt werden, dass der Prüfbericht vereinsintern veröffentlicht oder allen Mitgliedern zugeschickt wird.

Geregelt werden kann auch, dass die Rechnungsprüfer eine Empfehlung zur Entlastung des Vorstands abgeben:

Musterklausel > Empfehlung zur Entlastung des Vorstands Die Rechnungsprüfer geben im Rahmen ihres Berichts eine Empfehlung zur Entlastung des Vorstands.

 

Etablierung einer Finanzordnung

Um die Satzung schlank zu halten, können die o. g. Regelungen zu Umfang und Ablauf der Rechnungsprüfung auch in eine Finanzordnung ausgelagert werden. Dort können natürlich auch andere Finanzfragen geregelt werden, z. B. zum Aufwandsersatz für den Vorstand und für ehrenamtlich Tätige. Insbesondere könnten dort auch nähere Regelungen zu den Rechnungslegungspflichten des Vorstands getroffen werden.

Musterklausel > Beschluss über Finanzordnung   Die Mitgliederversammlung beschließt über eine Finanzordnung, die (u. a.) den Ablauf und den Umfang der Rechnungsprüfung regelt.