Praxisfall & Repräsentationskosten
Datum:
Unser Schulträgerverein veranstaltet jährlich einen Tag der offenen Tür, bei dem die Besucher und Mitglieder kostenlos Kaffee, Kuchen und kleine Snacks bekommen. Ein Mitglied hat Bedenken hinsichtlich der Gemeinnützigkeit. Ist das problematisch? Spielt hier die 40-Euro-Grenze eine Rolle?
Schaden Aufmerksamkeiten und Repräsentationskosten?
Antwort Es kommt darauf an, ob die Ausgaben durch die satzungsmäßige Vereinstätigkeit veranlasst und in der Höhe angemessen sind.
Vereinstätigkeit und angemessene Höhe
Dabei gilt zunächst das Gleiche wie bei gewerblichen Unternehmen. Aufwendungen sind als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn sie ganz oder ganz überwiegend durch die betriebliche Tätigkeit veranlasst sind. Das gilt grundsätzlich auch für gemeinnützige Vereine, weil auch sie auf dem „Markt“ auftreten, „Kunden“ akquirieren und dafür natürlich eine entsprechende Öffentlichkeitsarbeit machen müssen. Deswegen sind Aufwendungen für die Gewinnung von Kunden und Mitgliedern nicht schädlich für die Gemeinnützigkeit, wenn sie „verkehrsüblich“ sind. Hier gibt es bei der angesprochenen üblichen Verpflegung von Besuchern einer Repräsentationsveranstaltung keine Bedenken. Sie dient ja der Gewinnung von Schülern und evtl. Mitgliedern und damit den Vereinszwecken.
Annehmlichkeiten bei der Mitgliederbetreuung
Für Zuwendungen an Mitglieder gilt eine Einschränkung. Sie haben regelmäßig nichts mit der satzungsmäßigen Tätigkeit zu tun, sondern werden im Rahmen von geselligen Veranstaltungen wie Feiern u. ä. gegeben. Hier beschränkt die Finanzverwaltung die Höhe der Zuwendungen auf 40 bzw. 60 Euro pro Jahr bzw. auf die Höhe des Mitgliedsbeitrags, damit nicht ein wesentlicher Teil der Beiträge und anderer Einnahmen außerhalb der Vereinszwecke an die Mitglieder fließt.
Anders verhält es sich mit „Annehmlichkeiten“ im Rahmen von Arbeitseinsätzen (wozu auch ein Tag der offenen Tür gehören kann). Hier ist die Unentgeltlichkeit kein Problem, weil die Mitglieder oder Ehrenamtler ja eine Gegenleistung erbringen. Lohnsteuerliche Folgen entstehen regelmäßig nicht, weil solche Beträge durch die Ehrenamtspauschale abdeckt wären, soweit sie überhaupt einen Vergütungscharakter haben.
PRAXISTIPP Wichtig ist es, zu dokumentieren, dass die Aufwendungen zweckbezogen und angemessen sind. Deswegen sollte beim Einkauf der Speisen und Getränke ein entsprechender Vermerk in der Buchhaltung erfolgen und die Zahl der Besucher wenigstens grob erfasst werden. So kann der Verein nachweisen, dass die Aufwendungen angemessen sind.