GoBD & eRechnungen
Datum:
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung sowie zum Datenzugriff (GoBD) aufgrund der Einführung der elektronischen Rechnung mit sofortiger Wirkung angepasst
Quelle BMF Schreiben 14.07.2025.
Welche Anpassungen haben die GoBD erfahren?
Randziffer 76
Bei Einsatz eines Fakturierungsprogramms muss keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung (z.B. PDF-Datei) ab Erstellung aufbewahrt werden, wenn jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück der Ausgangsrechnung erstellt werden kann.
Randziffer 125
Beispiel 10: E-Rechnungen in einem hybriden Format (z. B. ZUGFeRD)
E-Rechnungen in einem hybriden Format bestehen neben dem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) auch aus einem Datenteil im Bildformat (z. B. PDF-Dokument). Entscheidend ist nicht, ob der Rechnungsempfänger nur das Rechnungsbild (PDF-Dokument) nutzt, sondern dass der strukturierte Datenteil (XML-Datei) vorhanden ist, der nicht durch eine Formatumwandlung (z. B. in TIFF) gelöscht werden darf. Entscheidend ist hier die Aufbewahrung des strukturieren Datenteils (z. B. XML-Datei).
Sollte die PDF-Datei weitere, steuerlich relevante Informationen enthalten, z.B. Buchungsvermerke, so sind diese auch entsprechend aufzubewahren. Die maschinelle Auswertbarkeit in diesem Fall bezieht sich dann auch auf sämtliche Inhalte der PDF-Datei.
Randziffer 131
Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen im XML-Format oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat).
Eine Umwandlung (Konvertierung) in ein anderes Format (z. B. MSG in PDF) ist unter den Voraussetzungen der Rz. 135 zulässig. Erfolgt eine Anreicherung der Bildinformationen, z. B. durch OCR (Beispiel: Erzeugung einer volltextrecherchierbaren PDF-Datei im Erfassungsprozess), sind die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren.
Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG ist es ausreichend, wenn der strukturierte Teil aufbewahrt wird und insbesondere die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt werden. Eine zusätzliche Aufbewahrung des menschenlesbaren Datenteils einer E-Rechnung ist nur dann erforderlich, wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen).