Aufbewahrungspflichten & E-Mails
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Der Bundesfinanzhof (BFH) hat bestätigt, dass E-Mails aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe sind und dass die Finanzverwaltung bei Außenprüfungen berechtigt ist sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern.
Quelle: BFH Beschluss 30.04.2025 [Aktenzeichen XI R 15/23].
Darf die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung die Vorlage sämtlicher steuerlich rele-vanter E-Mails sowie ein umfassendes „Gesamtjournal“ aller E-Mail-Korrespondenz fordern?
Im Beschluss des BFH vom 30.04.2025 wurde entschieden, dass Handels- und Geschäftsbriefe im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 AO auch E-Mails umfassen können. Ebenso können digitale Unterlagen zu Konzernverrechnungspreisen unter die Aufbewahrungspflicht des § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO fallen. Die Finanzverwaltung ist im Rahmen der Außenprüfung grundsätzlich berechtigt, vom Steuerpflichtigen alle steuerlich relevanten E-Mails anzufordern.
Nicht zulässig ist es jedoch, ein sogenanntes „Gesamtjournal“ zu verlangen, das eigens erstellt werden müsste und auch Informationen zu E-Mails ohne steuerlichen Bezug enthalten würde. Die Herausgabe von E-Mails ist auf steuerlich relevante Korrespondenz begrenzt. Private oder rein firmeninterne Mails sind davon nicht betroffen.
Das Gericht stellte klar, dass dem Steuerpflichtigen ein „Erstqualifikationsrecht“ zusteht: Er darf also selbst entscheiden und selektieren, welche E-Mails steuerlich relevant sind und damit der Vorlagepflicht unterliegen. Die Finanzverwaltung darf hingegen keine Vorlage von Unterlagen verlangen, für die keine Aufbewahrungspflicht besteht oder die erst noch erstellt werden müssten.
Abschließend wurde das Vorgehen der Verwaltung – die Anforderung steuerlich relevanter E-Mails ohne zusätzliche Einschränkungen (z.B. auf einzelne Mitarbeiter oder bestimmte Zeiträume) – für zulässig und verhältnismäßig befunden.
Hinweis Der Artikel ist mit Hilfe von KI generiert und von Gem.StuFi kontrolliert.