Abschluss­erstellung

Datum:

Die Jahresplanung unserer Abschlussbearbeitung folgt festen Regeln. Hier erfahren Sie wie und warum diese so lauten.

Pläne, Regeln & Hintergründe

Jahresplanung
Soweit uns keine Termine binden, folgt unsere Abschlussbearbeitung von Einnahme-Überschussrechnungen und Jahresabschlüssen einer einfachen Jahresplanung:

  • Zunächst erfolgt der Abschluss von offenen Abschlussarbeiten des vorangegangenen Veranlagungszeitraums. Vorgezogen die der GmbHs aufgrund der anstehenden Fristsetzung zur Offenlegung durch den Bundesanzeiger.
  • Im Frühjahr werden überwiegend Einnahme-Überschussrechnungen (EÜR) des laufenden Abschluss-Veranlagungszeitraums erstellt. Die EÜR am Jahresanfang zu bearbeitet bietet sich an, da EÜR anders als Jahresabschlüsse dem Zahlungsflussprinzip folgen und somit grundsätzlich nach Abschluss des Jahres ohne Abgrenzung von Forderungen, Verbindlichkeiten, Rechnungsabgrenzungsposten usw. sogleich erstellt werden können. Ausgenommen sind die Hamburger KiTa's, da diese die Monatsabrechnung ihrer Leistungsentgelte mit einer Verzögerung von drei Monaten erhalten.
  • Anschließen werden aufgrund der jährlichen Verpflichtung zur Offenlegung die Jahresabschlüsse der GmbHs und anschließend die aller Vereine und Stiftungen bearbeitet.

 

Fristen & Termine
Auch bei Berücksichtigung von Fristen und Terminen gehen wir nach klaren Hierarchien vor:

  • Gesetzliche Fristen (Steuererklärungen, Offenlegung, usw.)
  • Individuelle Fristsetzungen von Behörden und Ämtern (Finanzämter, Stiftungsaufsicht, Schulbehörde, usw.)
  • Individuelle Fristsetzungen von Banken und Wirtschaftsprüfern
  • Satzungsgemäße Fristen laut Satzung oder Gesellschaftsvertrag

 

Keinen Einfluss
auf die Abschlussbearbeitung haben mangels zwingenden Charakters die nachfolgenden Themen:

  • Mitgliederversammlungen
    Über die §27 Abs.3 iVm. §666 BGB ist der Vorstand gegenüber der Mitgliederversammlung über die Geschäftsführung rechenschaftspflichtig. Enthält die Satzung keine Regelungen, sind Sie grundsätzlich frei in der Ausgestaltung der Rechenschaftspflicht (Form, Häufigkeit, Kassenprüfer, usw.). Zwar ist die Berichterstattung über die finanzielle und wirtschaftliche Situation üblich, die Fertigstellung des Abschlusses bzw. dessen Auslegung auf der Mitgliederversammlung ist jedoch keine formelle Voraussetzung zur Abhaltung der Mitgliederversammlung. Wir empfehlen daher die Abhaltung der Mitgliederversammlung losgelöst von der Fertigstellung des Abschlusses zu planen. Wenn möglich, stellen wir Ihnen dazu gerne kostenlos unsere Bilanz-PowerPoint-Präsentation auf Grundlage der Finanzbuchhaltungsdaten zur Verfügung.
  • Gesellschafterversammlungen
    Nach §42a GmbHG haben Geschäftsführer den Jahresabschluss der Gesellschafterversammlung zur Feststellung vorzulegen. Bei Kleinen- und Kleinst-Kapitalgesellschaften hat diese Feststellung innerhalb der ersten 11 Monate, ansonsten innerhalb der ersten acht Monate zu erfolgen. §264 Abs.1 Satz 4 HGB, wonach Abschlüsse für Kleine- und Kleinst-Kapitalgesellschaften innerhalb der ersten sechs Monate zu erstellen sind, ist lediglich eine (konsequenzenlose) Ordnungsvorschrift. Für einen reibungslosen Ablauf empfehlen wir zunächst die Termine der Abschlusserstellung mit uns abzustimmen bzw. einen für beide Seiten verbindlichen TimeTable (terminierter Ablaufplan) zu vereinbaren und anschließend die Gesellschafterversammlung zu terminieren.
  • Verwendungsnachweise
    Die Verwaltungsvorschriften zu öffentlichen Zuwendungen sowie die allermeisten Förderbestimmungen nicht-öffentlicher Zuwendungen haben keinerlei Bezug zum Abschluss. Wir empfehlen jedoch die Abstimmung der Finanzbuchhaltung mit den Verwendungsnachweisen vor deren Abgabe. Ggf. daraus resultierende Nachforderungen oder Rückzahlungsverpflichtungen werden dann in den nachfolgend zu erstellenden Jahresabschlüssen (nicht EÜR) berücksichtigt.
  • Arbeitsergebnisrechnungen
    Die bei WfbM nach §12 Werkstättenverordnung zu erstellenden Arbeitsergebnisrechnungen (AER) basieren auf der abgeschlossenen Kostenstellenrechnung eines Wirtschaftsjahres. Damit keine ungewollten nachträglichen Änderungen eintreten, erfolgt die Aufstellung der AER nach Fertigstellung des Abschlusses. Die ggf. aus der AER zu bildenden Rücklagen nach Werkstättenverordnung werden in den Abschlüssen nicht gesondert ausgewiesen.
  • Urlaub & Schulferien
    Auch wenn wir immer gerne alle Wünsche unserer Mandanten erfüllen mögen, können wir persönliche Urlaubsplanungen und Schulferien bei unserer Jahresplanung der Abschlusserstellung nicht berücksichtigen ;)

 

Ablauf der Abschlusserstellung
Die Erstellung des einzelnen Abschlusses erfolgt nach nachfolgend skizziertem Ablauf:

  • Zusammenspiel mit der Finanzbuchhaltung
    Bei Jahresabschlüssen empfiehlt sich grundsätzlich die Fertigstellung der Finanzbuchhaltung für die ersten drei Folgemonate abzuwarten. Dieser Zeitraum ist für die Abgrenzung von Verbindlichkeiten, Rechnungsabgrenzungsposten usw. bedeutend und erhöht die Qualität und Aussagekraft des Jahresabschlusses.
    KiTa's im Hamburger-KiTa-Gutscheinsystem müssen aufgrund der drei Monate verzögerten Spitzabrechnung warten.
    Die Erstellung von Einnahmen-Überschussrechnungen (EÜR) kann grundsätzlich mit Fertigstellung der Finanzbuchhaltung des Abschlussjahres beginnen.
  • Unterlagen & Informationen
    Um doppelte Abfragen und Arbeiten zu vermeiden, fordern wir die üblicherweise benötigten Unterlagen und Informationen zusammen mit dem letzten Anschreiben zur Finanzbuchhaltung oder bei selbst buchenden Mandanten mit separaten Anschreiben an. Erst wenn diese überwiegend vollständig vorliegen, beginnen wir mit der Abschlusserstellung.
  • Abschlussbuchungen
    Die betriebswirtschaftlichen Auswertungen der Finanzbuchhaltung stellen immer einen vorläufigen Stand auf Grundlage der laufend zu erfassenden Geschäftsvorfälle dar. Abschlussbuchungen aufgrund nur jährlich durchzuführender Abstimmungen und Prüfungen sind unvermeidlich. Daher bitten wir um Verständnis, wenn erneut Unterlagen und Informationen abgefordert werden.